De kans is groot dat als u goederen koopt of verkoopt, u een document met de naam averkoopordervoor. Maar heeft u zich ooit afgevraagd wat het is of hoe het uw bedrijf ten goede komt? Wat is precies het verschil tussen een verkooporder en de talloze andere documenten die bij het inkoopproces komen kijken?
In dit artikel zullen we een verkooporder definiëren, deze vergelijken met andere verkoopdocumenten en de voordelen en best practices ervan ontdekken. Aan het einde zult u begrijpen hoe u verkooporders moet gebruiken en de redenen voor het gebruik ervan in uw bedrijf.
Wat is een verkooporder?
Een verkooporder is een handelsdocument dat door een verkoper is opgesteld en aan een klant is afgegeven. Het bevestigt de verkoop van goederen of diensten en beschrijft de details van de verkoop, inclusief de hoeveelheid, prijsstelling en kwaliteit van de geleverde goederen of diensten. Het geeft ook informatie over de verwachte leverdatum, het afleveradres, de betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden en logistiek van de verkoop.
Een verkooporder, afgekort als SO, is een intern document dat door de leverancier wordt gegenereerd en in het bestand wordt bewaard. Hiermee kunnen bedrijven volgeninventarisen bestellingen snel en nauwkeurig. Dit is vooral voordelig voor fabrikanten, detailhandelaren,online B2B groothandel, en leveranciers. Het fungeert als een manier om een verkoop te bevestigen voordat de producten of diensten worden geleverd.
Verkooporders versus andere verkoopdocumenten
De verkooporder is een essentieel document voorboekhouding en inventarisdoeleinden, maar wat is het verschil tussen een SO en andere verkoopdocumenten? Er moet een belangrijk onderscheid worden gemaakt tussen verkooporders, offertes, inkooporders en facturen. Wat klanten verzenden of ontvangen, hangt vaak af van waar ze zich in het aankoopproces bevinden.
Verkooporders versus offertes
Verkooporders en offertes worden beide door de leverancier gegenereerd en bespreken een potentiële verkoop. Ze hebben echter elk een heel ander doel voor u en de klant. Het kan nuttig zijn om verkooporders te zien als een bijproduct van een proces dat begon met een offerte.
Een offerte kan een klant informatie geven over prijzen en verkoopvoorwaarden. Het document bevat een gespecificeerde lijst van diensten en producten, de kosten en verkoopvoorwaarden. Offertes kunnen ook informatie geven over eventuele kortingen op hoeveelheden of totale totalen. Nadat een offerte is verzonden, kan de klant reageren door u een e-mail te sturenbestelling.
Verkooporders versus inkooporders
Het belangrijkste verschil tussen een verkooporder en een inkooporder is waar het document wordt gegenereerd. Verkooporders zijn een intern document dat door leveranciers voor klanten wordt opgesteld. Inkooporders zijn precies het tegenovergestelde. Het zijn verkoopdocumenten die door klanten zijn opgesteld als een juridisch bindende intentieovereenkomst voor verkopers.
Na een inkooporder wordt een verkooporder afgegeven om te bevestigen dat de leverancier de voorwaarden van een inkooporder accepteert. Als de voorwaarden niet worden overeengekomen, kunnen verdere onderhandelingen plaatsvinden voordat een definitieve verkooporder wordt verzonden en geaccepteerd. Deinkoop bestelproceskan kleine bedrijven helpen de inventaris en de kosten van verkochte goederen nauwkeurig bij te houden.
Verkooporders versus facturen
Zodra een verkoper een verkooporder heeft ontvangen en verwerkt, stuurt hij de koper een factuur. Het verschil tussen een verkooporder en een factuur is de timing en het doel. Een verkooporder bevestigt de verkoop en de factuur komt na deze bevestiging.
De verkooporder vraagt de distributeur om de bestelling samen te stellen, te verpakken of voor te bereiden. Facturen vertellen kopers hun verplichtingen na of rond het moment van verzending. De informatie op de factuur en de verkooporder is bijna hetzelfde, maar de klant ontvangt de verkooporder voordat de goederen worden voorbereid. Op de factuur staan ook de betalingswijze en de specifieke betalingsvoorwaarden die eerder in het verkoopproces zijn uiteengezet.
Voordelen van verkooporders
Als u al documenten zoals offertes en facturen gebruikt, vraagt u zich misschien af hoe u nog meer papierwerk kunt besparen. Het verkooporderproces kan u echter kostbare tijd en middelen besparen. Hier zijn enkele manieren waarop uw bedrijf kan profiteren van het optimaliseren van uw verkooporderproces.
Verminder het risico op menselijke fouten
Aangezien verkooporders worden opgesteld voordat de goederen of diensten worden geassembleerd, verzonden of uitgevoerd, biedt dit een geweldige kans om de verkopen op juistheid te controleren. Zowel u als de klant kunnen de verkooporderdocumenten bekijken en vergelijken met de inkooporder en de offerte.
Overweeg om software voor het delen van bestanden te gebruiken om deze verkoopdocumenten veilig te delen met uw klanten en tussen teams4 coole manieren om het delen van bestanden te gebruiken in je RingCentral-app. Met het delen van bestanden kunt u het aankoopproces stroomlijnen en sneller en efficiënter leverenklantenservice. Het zal het ook gemakkelijker dan ooit maken om fouten op te sporen voordat producten worden verzonden.
Houdt uw rekeningen ordelijk
Elk van deze verkoopdocumenten wordt gewaardeerd door uw accountants. Offertes, inkooporders, verkooporders en facturen kunnen worden gematcht met behulp van ordernummers. Dit kan eenvoudig worden gedaan in QuickBooks of een andereboekhoudsoftwarevan jouw keuze.
Tijdens het factureren kan uw debiteurenafdeling controleren of ze de juiste informatie invoeren. Nadat u deze nauwkeurigheid hebt gegarandeerd, kunt u uw andere accounts nauwkeurig aanpassen, zoalskosten van verkochte goederen (COGS), inventarisactiva en verkopen. Dit beschermt u tijdens een audit en geeft u de meest nauwkeurige informatie terwijl u cruciale zakelijke beslissingen neemt.
Verbeter het bijhouden van voorraad
Effectief voorraadbeheervereist nauwkeurigvoorraad volgen. Als u weet welke bestellingen moeten worden uitgevoerd voordat ze worden verzonden, kunt u nabestellingen voorkomen en uw inkoopproces optimaliseren.
Met verkooporders kunt u voorraad toewijzen voor specifieke klantorders. Er is ook software die u kunt gebruiken om verpakkings- en verzendgegevens in één enkele interface vast te leggen. Producten op voorraad hebben wanneer u ze nodig heeftverbeter uw e-commerce winkelen de relatie met klanten verbeteren. Vooral wanneer u in B2B-commerce werkt, moeten uw klanten erop kunnen vertrouwen dat u producten en diensten op tijd levert.
Beste praktijken
Formaat
Nu we weten waarom u verkooporders in uw workflow zou moeten gebruiken, moet u de sjabloon opstellen. Als je gebruiktboekhoud- of ERP-software (Enterprise Resource Planning)., heeft het mogelijk al een sjabloon voor u. U kunt de verkoop eenvoudig integrerenorderbeheer en verwerking in uw bedrijfsvoering.Er zijn er ook genoeggratis factuursjablonenonline voor u om te gebruiken.
Dit is de basisinformatie in een verkooporder:
- Bedrijfs- en klantnaam
- Bedrijfs- en klantcontactgegevens
- Verzendadres en factuurgegevens van de klant
- Service- of productinformatie
- Prijs (vóór belastingen)
- Belasting, levering en verzendkosten
- Totale prijs (na belastingen)
- Alle stortingen gedaan door een klant
- Huidig saldo
- Voorwaarden
- Handtekeningen
- andere relevante informatie
Een ander handig kenmerk van verkooporders is dat u ze kunt configureren om aan uw individuele behoeften te voldoen. De functionaliteit van een aanpasbaar formaat betekent dat u de informatie kunt verstrekken die uw klant nodig heeft over zijn bestelling. Uw bedrijf kan een standaard verkooporder gebruiken en deze indien nodig wijzigen. Maak een verkooporderformulier dat werkt voor zowel u als uw klant.
Hoewel het formaat standaard is voor alle verkooporders, zijn er toch enkele dingen waarmee u rekening moet houden wanneer u ze in het aankoopproces van uw bedrijf integreert. We bespreken de beste manier om een verkooporder te genereren en manieren om dat proces te optimaliseren. Het aanhouden van standaardpraktijken is essentieel voor een effectieve verwerking van verkooporders.
Het proces
Bij het in kaart brengen van het verkooporderproces moet u ook rekening houden met de klantreis die uw klanten afleggen bij de aankoop van uw producten of diensten. Door het klanttraject in kaart te brengen en het onderstaande proces in overweging te nemen, kunt u de klantervaring optimaliseren en uw servicekwaliteit verbeteren. Overweeg het gebruik van eenklantreis kaartsjabloonom deze taak uit te voeren.
- Een klant stuurt een offerteaanvraag (RFQ).
- Jouw bedrijfmaakt en verstuurt een offerteaan de klant.
- De klant kan de offerte zonder meer accepteren of er worden onderhandelingen gevoerd.
- Zodra de voorwaarden zijn overeengekomen, stuurt de klant een inkooporder terug.
- Uw bedrijf genereert een verkooporder op basis van de inkooporder.
- De verkooporder wordt ter bevestiging naar de klant gestuurd.
- De bestelling wordt samengesteld en de bestelling wordt klaargemaakt voor verzending.
- De goederen of diensten worden geleverd aan de klant.
- Er wordt een factuur gegenereerd en verzonden met behulp van de gegevens in de verkooporder.
- De klant betaalt de factuur binnen de afgesproken termijn.
Automatisering van het proces
Het hele proces kan handmatig worden uitgevoerd, of uw bedrijf kan automatisering gebruiken om verkooporders te genereren.Automatisering van verkooporders(SOA) stroomlijnt de tijdrovende taak van het handmatig invullen van informatie in verkoopdocumenten. Automatisering zorgt ervoor dat de documenten compleet zijn en matchen met de inkooporder. SOA heeft de volgende impact op uw bedrijf.
Minimaliseert werktijd
Door het papierwerk in te vullen en te zorgen voor nauwkeurigheid, kan er tijd worden besteed aan andere, dringender taken, zoals klantenservice.Het automatiseren van deze gegevensinvoer bespaart tijden voorkomt dat er fouten in de documentatie worden gemaakt.
Verbetert klantenservice
Omdat het de tijd van je team vrijmaakt, kunnen ze die nu bestedenklantenservice van wereldklasse bieden. Ze zullen hun verkooporders ook sneller en nauwkeuriger ontvangen. Hoe sneller dit proces kan plaatsvinden, hoe sneller ze hun producten kunnen krijgen.
Maakt schaalbaarheid mogelijk
Als uw verkopen worden beïnvloed door seizoenen of andere factoren, kunt u een drukke periode doormaken, gevolgd door pauzes. Het automatiseren van het verkooporderproces kan u helpen te waarschuwen voor de noodzaak om producten aan te vullen of de aanwezigheid van personeel te vergroten wanneer u een stijging van de verkoop ervaart. Het zal u sneller waarschuwen voor de noodzaak om tijdelijke medewerkers bij te bestellen of in te huren op specifieke afdelingen, zoals verkoop of verzending.
Het geeft u ook een geavanceerde waarschuwing voor verminderde verkopen. Hoe sneller u merkt dat de verkoopactiviteit stilvalt, hoe sneller u een plan kunt opstellen om klanten weer binnen te halen.voorbeeld communicatieplanom marketingmateriaal en een communicatiestrategie te helpen genereren. Het kan worden gericht op de goederen die moeten worden verplaatst van demagazijnof specifieke klantgroepen, zoals uw inactieve klanten.
Stelt u in staat om overal gegevens te verwerken
Nu, meer dan ooit tevoren, werken mensen op afstand. Met automatisering kunt u verkoopordergegevens overal vandaan verwerken, zodat u uw magazijn niet meer hoeft te gebruiken. U kunt overal ter wereld klantenondersteuning bieden en uw inventaris bijhouden. Het biedt u ook real-time informatie om u te helpen de best geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.
Tips
Test uw software altijd:Welke software u ook gebruikt, zorg ervoor dat u dat doetlokalisatie testen. U wilt dat het professioneel wordt opgemaakt en zonder fouten automatisch wordt ingevuld.
Gebruik dezelfde nummers in alle verkoopdocumenten:Als u bijvoorbeeld een bestelnummer op een offerte gebruikt, gebruik dan hetzelfde nummer op elk document dat tijdens dit proces wordt gegenereerd. Hierdoor kunnen uw afdelingen verkoop, boekhouding en verzending het proces van begin tot eind volgen. Het zorgt er ook voor dat er geen bestellingen tussen de kieren glippen.
Ga aan de slag met uw gegevens:Nauwkeurige verkooporders kunnen met groot succes worden gebruikt op uw marketingafdeling. Hiervoor kunnen verkoopgegevens worden gebruiktMeet het succes van uw campagne met display-advertentiesof de effectiviteit van andere marketingkanalen.
Conclusie
In elk bedrijf kan het volgen van uw producten en klantbestellingen een ontmoedigende taak zijn. Het bijhouden van alle documenten vanaf het begin van het aankoopproces tot het einde moet een teaminspanning zijn. Dit proces is echter gebaat bij het effectieve gebruik van de juiste verkoopdocumenten.
Verkooporders zijn essentieel. Hiermee kunt u de voorraadregistratie verbeteren, bestelfouten verminderen en uw boeken georganiseerd houden. Het automatiseren van het proces met behulp van software kan de voordelen van het produceren van verkooporders vergroten. Zo zorg je voor een betere klantenservice en een betere algehele aankoopervaring.
